Biblioteca „V.A. Urechia“ Galați

RAPORT DE ACTIVITATE PE ANUL 2006

Cuprins

  1. Secția Dezvoltarea. Evidența. Prelucrarea colecțiilor
  2. Biroul Control de Autoritate
  3. Serviciul Relații cu Publicul
  4. Secția Referințe
  5. Secția Automatizarea Prelucrării Informațiilor și Serviciilor (APIS)
  6. Secția Proiecte. Programe. Marketing de bibliotecă
  7. Oficiul de Asistență de Specialitate. Resurse umane
  8. Atelierul de legătorie
  9. Activitatea economico-financiară
  10. Managementul instituției
  11. Concluzii
  12. Anexe

Ca și în anii precedenți, energia conducerii și a bibliotecarilor din Biblioteca "V.A. Urechia" s-a canalizat spre continuarea și finalizarea operațiunilor de reabilitare a clădirii principale de la Sediul central, din Mihai Bravu, 16.

Încă din perioada iernii s-au început, prin efort propriu, operațiunile de remontare a mobilierului specific din secțiile care oferă acces liber la documente. Totodată s-au efectuat operațiunile de reparare a mobilierului existent și de confecționare de nou mobilier pentru funcțiile noi care au fost atribuite anumitor zone din holul de la parter și zona pupitrelor de la Sălile de lectură.

În conformitate cu proiectul de reabilitare, în prima parte a anului s-au finalizat operațiunile de instalare a sistemelor ce utilizau curenți slabi. S-au instalat și configurat echipamentele în nodul central de administrare aflat în zona Secției APIS. De asemenea, s-a procedat la instalarea tuturor posturilor telefonice și s-au verificat și finalizat legăturile nodale ale rețelei de date.

Împreună cu Secția APIS și responsabilii pe probleme de securitate PSI protecția muncii, s-au stabilit în detaliu punctele de urmărire și zonele cheie de acces pentru instalarea tuturor aparatelor care serveau acestui scop (camere video, control acces, tastaturi și butoane speciale, senzori de mișcare etc). La acestea s-au adăugat elementele de automatizare (controlul automat al iluminatului în anumite spații, uși a căror deschidere este controlată de senzori pentru automatizarea procesului-la intrare-, fotocopiatoare etc).

Un efort susținut a fost concentrat atât pe rezolvarea sistemului signaletic și de orientare pentru utilizatori în spațiile de servicii, cât și pe crearea instrumentelor specifice (broșuri, pliante, afișe) în contextul noului flux al serviciilor.

Pentru reluarea activității în parametri corecți s-a optat pentru deschiderea serviciilor pentru public în program redus de o singură tură, pentru a se finaliza, treptat, toate proble­mele care au existat după închiderea lucrărilor de reabilitare. S-a recurs la această soluție pentru a deschide, cât mai repede pentru public, accesul la sursele de informare și la servici­ile de bază, chiar dacă s-a știut faptul că acest lucru va determina înregistrarea unor valori scăzute în statistica specifică.

Pe secții și activități, prezentul raport descrie sintetic situația anului 2006 astfel:

I. Secția Dezvoltarea. Evidența. Prelucrarea colecțiilor

Pentru a răspunde favorabil nevoilor de informare ale cititorilor, în anul 2006 s-a încercat eficientizarea activităților de completare a colecțiilor și prelucrare a documentelor și informațiilor. În acest sens s-a avut în vedere optimizarea comunicației cu unitățile de difuzare a documentelor de bibliotecă, o documentare mai amplă asupra producției edito­riale la nivel național, precum și o mai bună colaborare a personalului implicat în procesul de completare a colecțiilor din biblioteca noastră.

Pentru a crește calitatea prelucrării și organizării colecțiilor și a informațiilor, s-au făcut eforturi majore de către personalul implicat în fluxul prelucrării colecțiilor în vederea realizării corecte și în timpi optimi a operațiunilor specifice. Enumerăm în acest sens princi­palele activități desfășurate în compartimentele subordonate ierarhic Secției Dezvoltarea. Evidența. Prelucrarea colecțiilor:

Biroul Completare. Achiziții

Prin activitatea acestui birou, colecțiile bibliotecii s-au completat cu 21.024 u.e.1respectiv 5.540 titluri, acest lucru însemnând o creștere cu 33,23% față de anul 2005.

Nr. Tipuri de documente Nr. vol.
1 Cărți și alte tipuri de documente 16.302
2 Periodice 1.715
3 Documente multimedia 3.007
Tabelul 1. Numărul volumelor intrate în 2006 în funcție de tipul documentului

Suma repartizată pentru achiziția de documente a crescut cu 14% față de anul 2005, aceasta fiind de 37.559 lei, la care se adaugă suma din venituri proprii de 11.225 lei.
O altă modalitate de completare a colecțiilor a constituit-o donația; donațiile au repre­zentat 8,23% (1.559 vol.) din totalul documentelor intrate.

Ca elemente de noutate în activitatea acestui birou trebuie amintite următoarele:

Conform politicii de achiziții promovată de IFLA2, instituția bibliotecară gălățeană a continuat și în anul 2006 să acorde atenție achiziționării de documente multimedia și electronice. Din totalul cheltuielilor pentru documente realizat, aproape 19% l-a reprezentat achiziționarea acestor tipuri noi.

Biroul Catalogare-Clasificare

Activitatea personalului din cadrul Biroului a fost prioritar orientată către împlinirea obiectivelor vizând optimizarea activității de bază - catalogarea, clasificarea și indexarea documentelor intrate în Bibliotecă. Activitatea biroului este prezentată, centralizat, în tabelul următor:

Tip document/activit. Stoc
(nr. tit.)
Catalogate (nr. tit.) Documente Clasificate
(nr. tit.)
Înreg. Fișă + completări înregistr. Fișe matcă (nr. tit.)
Carte curentă 3804 2985 2992 3113 832  
Carte catalogată retrospectiv 13 12 12 16 2  
Periodice-titluri noi 44 44 44 44   44
Periodice catalogate retrospectiv 9 9 9 9    
Periodice-nr. noi din titluri existente         232  
Înreg. periodice electronice și suplimente 20     20    
Materiale AV 1603 1603 1603 1796    
Parte comp. AV   12485 12485 12485    
TOTAL 5493 17138 17145 17483 1197 44
Tabelul 2. Activitățile Biroului Catalogare-Clasificare

Biroul Evidență

Activitatea specifică acestui birou a constat în principal din următoarele:

În anul 2006 nu s-au mai scos fișe matcă pentru titlurile nou intrate în colecțiile Bibliotecii, din cauza lipsei de personal.

II. Biroul Control de Autoritate

Activitatea Biroului Control de Autoritate a fost orientată cu prioritate spre optimiza­rea stilului și metodelor de muncă în scopul creșterii eficienței activității de bază - uniformi­zarea punctelor de acces controlate.
Strategiile au vizat potențarea valorii pragmatice a instrumentelor de lucru utilizate și introducerea altora, nou apărute.
Din analiza bazei de date și a modului cum se derulează activitatea de introducere a datelor bibliografice, compartimentul s-a preocupat în principal de urmărirea, expertizarea și validarea a 2 puncte de acces controlat: creatori (autori, editori, etc.) persoane fizice și ter­menii controlați de subiect.
În intervalul martie-decembrie s-au verificat peste 2.500 nume de persoane fizice cu diferite responsabilități intelectuale cu nume omonime și prenume diferite, verificarea rea­lizându-se, începând cu inițialele și încheind cu prenumele omonime, pe baza confruntării cu operele aparținătoare, a consultării paginilor web și a corespondenței electronice cu peste 30 de autori/editori.

III. Serviciul Relații cu Publicul

Rezultatele acestui serviciu se reflectă cel mai bine în datele de ordin statistic de la sfârșitul anului, acestea oglindind dimensiunea implicării Bibliotecii în viața colectivității, în rezolvarea problemelor de informare și documentare sau loisir cu care se confruntă gălățenii și nu numai. Față de anul precedent s-a înregistrat o creștere a activității oglindită în datele statistice, fapt explicabil prin redeschiderea activității la Sediul central, începând cu luna august.
Astfel, de la redeschiderea Sediului central până la sfârșitul anului, deci în aproape cinci luni, s-a realizat 54,7% din totalul frecvenței pe anul 2006.
După distribuirea frecvenței pe puncte de lucru se constată faptul că 31% din total a fost realizat la Sediul central, iar aportul Filialei 1 a fost de 69%. Din nou trebuie menționat faptul că activitatea la Sediul central s-a desfășurat timp de o tură în numai cinci luni, în comparație cu cea de la Filiala 1, care a funcționat tot anul, iar în primele șapte luni a avut program cu publicul timp de 11 ore pe zi.
În cadrul activității desfășurate la Sediul central, frecvența cea mai ridicată (25%) s-a înregistrat la Secția de împrumut la domiciliu (a se vedea diagrama reprezentând Dinamica frecvenței pe secții și activități). Față de situația anterioară se constată o scădere a frecvenței la Secția Săli de lectură și la compartimentul REI.
Cea mai ridicată frecvență a fost înregistrată la activitatea de împrumut la domiciliu din cadrul Filialei 1 (44,5%), mulți dintre utilizatori rămânând fideli acesteia chiar și după redeschiderea sediului.
Indicele de atragere la lectură calculat pentru anul 2006 este de aproape 8%. Valoarea acestuia, deși mai mică decât cea înregistrată în anul 2003 (12%), reprezintă un vârf, dacă avem în vedere faptul că activitatea s-a desfășurat doar pe parcursul a cinci luni de zile.


Din analiza datelor se constată o scădere a numărului de cititori activi. Fenomen firesc, ținând seama de perioada de suspendare a serviciilor la Sediul central și perioada din an la care ne raportăm.
Numărul cititorilor nou înscriși a scăzut față de 2004 cu 4.003 utilizatori, menți­nându-se aproximativ aceeași cifră ca în anul 2005.

În ce privește documentele eliberate, acestea au crescut față de 2005 cu 45.566 doc. (17,8%), menținându-se totuși o scădere cu 70.913 doc. (27%) față de 2004. Fenomenul are aceeași explicație.

Analizând repartiția documentelor consultate constatăm că numărul celor solicitate în incinta bibliotecii a fost de 13,7%. Acest fapt este observat și prin scăderea frecvenței la Sălile de lectură, justificată în parte prin faptul că activitatea în cel de-al doilea semestru al anului a fost mereu mai slabă decât cea înregistrată în primul semestru. Crearea noii Secții de Referințe a produs orientarea unui număr de cititori spre zona de acțiune a acesteia și a Secției de Împrumut la domiciliu.

Repartiția documentelor consultate, după tipul acestora, relevă faptul că numărul majoritar este cel al cărților (51,75%), atât cele împrumutate la domiciliu, cât și cele studiate la sală. Se constată creșterea firească a numărului de documente multimedia consultate, precum și a celor electronice, ca urmare a politicii instituției privind accesul liber la informație, indiferent de suportul pe care aceasta se află. Împrumutul la domiciliu al docu­mentelor multimedia, cât și al celor electronice a dus la o creștere importantă, reprezentând 10,2%, respectiv 3,89% din total documentelor consultate.

În ceea ce privește cate­goria cititorilor nou înscriși nu s-au produs modificări procen­tuale semnificative, cei mai mulți utilizatori atrași fiind elevii (42%) și studenții (18,5%). Pe locul următor se situează intelectualii cu 8,2%, profesiile liberale cu 7,64%, muncitorii cu 7%, pensionarii și casnicele cu 4,19%, res­pectiv 4%. Se confirmă astfel tendința, exprimată în anii anteriori, de creștere a numă­rului de utilizatori care nu sunt elevi sau studenți.

Anul 2006 a fost un an atipic pentru activitatea Serviciului Relații cu Publicul datorită suspendării activității cu publicul la Sediul central până în luna august. În prima jumătate a anului, în paralel cu activitatea desfășurată la Filială, la Sediul central s-a definitivat verificarea gestionară și s-a procedat la reorganizarea accesului liber la raft în Secția de Împrumut la domiciliu.

Odată cu reînceperea activității cu publicul, în data de 17 august, au fost reluate toate activitățile aferente serviciilor de bibliotecă: împrumutul documentelor (carte, documente multimedia, periodice) la domiciliu. Începând cu această dată, consultarea în cadrul sălilor de lectură a periodicelor beneficiază de un spațiu adecvat. De asemenea, accesul la documentele din fondul Colecții Speciale, se face în cadrul unei săli de lectură specializate. Activitatea de animație a fost tratată cu aceeași importanță ca și în anii precedenți. S au organizat manifestări culturale (a se vedea Anexa 1) atât la Sediul central, cât și la Filiala 1. Biblioteca a încheiat parteneriate cu organizații diverse în vederea desfășurării unor activități de interes comun (Asociația Universităților Populare Germane, Asociația «Casa Noastră», Filiala Locală a organizației «Salvați Copiii», Liceul Pedagogic, Grupul Școlar «Elena Doamna», Fundația de Sprijin a Vârstnicilor «Sf. Spiridon», Societatea Scriitorilor «Costache Negri», Filiala Galați-Brăila a Uniunii Scriitorilor din România, Centrul Cultural «Dunărea de Jos» etc).

IV. Secția Referințe

Biroul Informare bibliografică

În urma cercetării analitice curente a presei locale și centrale și a monografiilor nou intrate în bibliotecă în anul 2006 au fost fișate un număr de 6972 de articole, din care:

Liste bibliografice realizate la cerere: 52, din care 20 au fost transmise prin interme­diul e-mailului.
Reflectarea în mass-media a evenimentelor a fost realizată în mod constant și pozitiv, contribuind la menținerea Bibliotecii în zona de maximă vizibilitate culturală (v. anexa 2). A fost acordată asistență utilizatorilor ce au frecventat Biroul Informare bibliografică, în persoană sau de la distanță, asistență concretizată numeric în următorii indicatori:

  Cereri de informații Tranzacții de referință
În persoană - 646
Prin e-mail - 42
Prin messenger 37 68
Tabelul 3. Cereri și tranzacții de referință

În luna septembrie a fost optimizată secțiunea "Întreabă bibliotecarul" de pe site-ul Bibliotecii. Cu această ocazie a început să funcționeze furnizarea de informații și referințe prin intermediul messengerului. Ca urmare a existenței acestui serviciu, un număr de 60 de utilizatori și-au adăugat Biblioteca în lista lor de messenger.

Oficiul Referințe tradiționale

Ca urmare a noii organizări a Secției Referințe, pe parcursul anului 2006, au fost selectate un număr de 839 de volume din depozitul general de carte, ce au fost incluse în Colecția de Referințe poziționată în cadrul Biroului Informare bibliografică.

Secția Referințe electronice & Internet

În cadrul Secției au fost realizate activitățile curente de rezervări, oferire de referințe utilizatorilor prin telefon sau e-mail, satisfacerea cererilor de documente legislative cu ajutorul bazei de date Indaco, cercetare în mediul electronic, imprimare și transmitere de documente electronice, acordându-se asistență utilizatorilor ce au frecventat secția. Frecvența utilizatorilor Secției REI, Sediul central, în perioada august - decembrie 2006 a fost de 3.379 utilizatori.

Alte solicitări în perioada amintită:

Tipul solicitării Număr de solicitări satisfăcute
Total documente salvate pe dischete (legislație/alte documente) 25/80
Total documente salvate pe CD-uri (legislație/alte documente) 50/207
Total resurse electronice descrise 335
Total tranzacții de referințe virtuale (e-mail/messenger) 1/7
Total cereri de informații (personale/telefonice) 1093/25
Total tranzacții de referințe (personale/telefonice) 1111/2
Tabelul 4. Tipuri de solicitări în cadrul Secției REI

Oficiul de Informare Comunitară

Fiind un serviciu nou, urmează a fi stabilite liniile directoare ale planului de activitate din acest birou în anul 2007. S-a lucrat la organizarea spațiului și pregătirea echipamentelor de prelucrare a datelor. Biroul a fost dotat cu mobilier, spațiu expozițional și un PC pentru bibliotecar, cu ieșire la Internet. În cursul anului am beneficiat de sprijinul oferit de un student de la Strasbourg, Facultatea de Documentaristică, care a lucrat alături de bibliotecari la realizarea proiectului de funcționare a secției.

Pupitrul de Referință

Înființat odată cu redeschiderea din august, Pupitrul de referință reprezintă un ele­ment de noutate în ceea ce privesc serviciile oferite de bibliotecă.

A fost selectată și organizată o colecție de referințe care să servească personalului care asigură serviciul la Pupitrul de Referință.

La nivelul Pupitrului de Referință a fost acordată asistență utilizatorilor în satis­facerea cererilor de informații și a întrebărilor de referință folosind resurse tradiționale și electronice respectiv în căutarea documentelor solicitate și în localizarea lor pe raft, în îndrumarea utilizatorilor spre acele servicii ale Bibliotecii, care le satisfac cerințele.

Indicatorii rezultați în urma adunării cererilor de informații și tranzacțiilor de refe­rință oferite utilizatorilor la Pupitrul de Referință sunt următorii:

  Cereri de informații Tranzacții de referință
În persoană 4390 9016
Prin telefon 35 18
Tabelul 5. Cereri și tranzacții de referință în cadrul Pupitrului de Referință

Prin tranzacții de referință se înțelege extragerea dintr-un ansamblu de informații sau date a celor referitoare la o anumită problemă.

V. Secția Automatizarea Prelucrării Informațiilor și Serviciilor (APIS)

În cursul anului 2006 obiectivul principal al acestei Secții a fost continuarea derulării programului de informatizare și automatizare a Bibliotecii pe baza sistemului integrat de biblioteca TINLIB achiziționat în 1997 precum și asigurarea suportului hardware necesar suportării creșterii traficului de date din Intranetul Bibliotecii.

Compartimentul a susținut participarea Bibliotecii în cadrul proiectelor:

În cursul anului 2006, personalul APIS a desfășurat o multitudine de activități care au vizat:

  1. gestionarea sistemului integrat de bibliotecă TINLIB și a programului CDS/ISIS;
  2. întreținerea și actualizarea softurilor: legislativ LegeNet, Light 2000, Paradoxe;
  3. gestiunea conexiunii la Internet;
  4. administrarea sistemului informatic în ansamblul său;
  5. lucrări de redactare și tehnoredactare;
  6. digitizarea documentelor;
  7. gestionarea activității din sectorul de multiplicare;
  8. activitatea de întreținere a instalațiilor electrice și a generatorului electric;
  9. gestionarea sistemelor de automatizare (centrala telefonică, sistemul antifurt, sistemul antiincendiu, antiefracție și antiinundație, sistemul video interior a ușii cu servomecanism de la intrare, a sistemului de control acces etc.)
  10. în cadrul operațiunilor de reabilitare a clădirii principale, secția a participat în diferite faze ce necesitau luarea deciziilor de amănunt. Odată terminate rețelele de curenți slabi, au fost reinstalate toate calculatoarele personale din instituție, realizându-se cu această ocazie și operațiunile de întreținere și reinstalare soft.

VI. Secția Proiecte. Programe. Marketing de bibliotecă

Înființată din 2004, odată cu aplicarea noii organigrame, secția a funcționat puțin timp cu personal de specialitate.

În cadrul activităților de pregătire și susținere a Conferinței Naționale a ANBPR, organizată de către Biblioteca "V.A. Urechia", în perioada 8-10 noiembrie 2006, compar­timentul a gestionat trimiterea invitațiilor, a păstrat dialogul cu persoanele care au anunțat participarea și operațiunile specifice privind acomodarea. De asemenea, a gestionat docu­mentele și mapele care au fost date participanților și a participat la organizarea vizitelor de informare și documentare ale participanților în Biblioteca "V.A. Urechia" alături de alte persoane, desemnate de conducerea Bibliotecii, din alte compartimente.

Urmează ca în 2007 să se intensifice activitatea prin gestionarea problemelor specifice.

VII. Oficiul de Asistență de Specialitate. Resurse umane.

Resurse umane

Principalele activități realizate de acest Compartiment au fost:

Asistența de specialitate

sus

Una din direcțiile de acțiune urmărite a fost întreținerea actualității colecțiilor biblio­tecilor publice din județ prin completarea cu lucrări noi: cărți sau publicații periodice.

În 2006 principala sursă de achiziție a reprezentat-o alocația bugetară ca parte compo­nentă a bugetului local. Donațiile au venit din partea Ministerului Culturii și Cultelor pre­cum și din partea unor persoane fizice. Astfel, finanțarea bugetară a fost de 1.538.744 RON, cu 43% mai mare decât în 2005, din care 1.080.254 RON, adică 70,20%, cheltuieli de personal.

În 2006 bibliotecile publice din județ și-au completat colecțiile cu un număr de 13.210 vol. (10.785 tit.) în valoare de 135.134 RON, cu aproape 30% mai multe volume și 46% mai multe titluri decât în 2005, cu o medie de 41,28 vol./1000 loc., față de 35,20 vol./1000 loc în 2005, după cum urmează:

Biblioteca Achiziții vol/titluri achiziții/1000 loc.
2005 2006
Bibl. Mun. Tecuci 1.353/972 24,48 32,21
Bibl. Tg. Bujor 562/518 57,30 75,94
Bibl. Berești 210/185 25,14 60,00
Bibl. Comunale 11.085/9.110 33,91 41,51
Tabelul 6. Completarea colecțiilor bibliotecilor publice din județ.

Sfârșitul anului 2006, colecțiile bibliotecilor publice din județ numărau 773.208 volume, după cum urmează:

   1. Biblioteca Municipală "Șt. Petică" Tecuci: 126.677 vol.
   2. Biblioteca Orășenească "Gr. Hagiu" Tg. Bujor: 25.498 vol.
   3. Biblioteca Orășenească Berești: 24.799 vol.
   4. Biblioteci Comunale: 582.253 vol.
           Total: 773.208 vol.

Se observă o creștere reală față de 2005 de 16.106 volume.

Indicele de dotare cu carte este de 2,41 vol/capita (față de 2,35 în 2005), peste media pe țară și corespunzător recomandărilor instituțiilor abilitate europene; dacă la nivel global situația este bună, la nivelul individual al asigurării cu informații situația este necorespun­zătoare, unul din motive fiind faptul că 75% din fondul de documente este învechit și, deci, nu mai corespunde cerințelor.

Referitor la utilizarea și utilizatorii bibliotecii, s-au înregistrat următorii indicatori: 28.167 utilizatori; 293.640 frecvența; 603.867 volume eliberate.

Principalii indicatori de performanță cu referire la județ sunt:

O atenție deosebită a fost acordată pregătirii profesionale a bibliotecarilor din județ. Acest obiectiv s-a realizat prin organizarea a cinci schimburi de experiență cu tema: "Strategia pe termen scurt și mediu pentru formare profesională continuă 2005-2010".

VIII. Atelierul de legătorie

Activitatea atelierului s-a axat pe aceleași tipuri de lucrări specifice, de la simple operațiuni de pregătire a unor elemente de hârtie necesare secțiilor Bibliotecii, până la cele de recondiționare a unor lucrări din cadrul colecțiilor speciale și nu numai.

Tipuri de activități reflectate în cifre:

IX. Activitatea economico-financiară

Activitățile desfășurate în cadrul Compartimentului Contabilitate & Administrativ s-au încadrat în termenele stabilite, astfel că nu au existat situații de natură să genereze împiedicarea bunului mers al activității bibliotecii.

Biblioteca și-a desfășurat activitatea în parametri normali și datorită susținerii financiare din partea Consiliului Județean Galați.

Astfel, în anul 2006 a fost alocată de la Consiliu suma de 2.565.000 RON din care: cheltu­ieli de personal 1.250.000 RON; cheltuieli materiale 1.039.000 RON; cheltuieli de capital 276.000 RON (pentru finalizarea operațiunilor de reabilitare).

Denumirea indicatorilor Credite bugetare definitive Plăți efectuate
Cheltuieli totale 2.565.000 2.557.919
A. Cheltuieli curente 2.289.000 2.282.378
- Cheltuieli personal 1.250.000 1.243.000
- Cheltuieli materiale 1.039.000 1.038.994
B. Cheltuieli de capital 276.000 275.541
Tabelul 7. Contul de execuție a bugetului-cheltuieli la data de 31.12.2006

În anul 2006, Biblioteca și-a propus să realizeze venituri proprii în valoare de 48.000 RON. S-au realizat 34.120 RON. Din această ultimă sumă, 11.225 RON s-au cheltuit pentru achiziții de documente. Soldul de veniturii proprii al instituției era la 1 ianuarie 2006 de 2.146 RON, iar la sfârșitul anului de 25.041 RON.

X. Managementul instituției

Efortul managerial a fost împărțit în două mari zone de solicitări, care s-au suprapus temporal peste cele două semestre ale anului:

  1. finalizarea operațiunilor de reabilitare a clădirii de patrimoniu și
  2. redeschiderea serviciilor pentru public.

Prima parte a anului atenția s-a concentrat pe sensibilizarea factorilor de decizie în scopul alocării sumelor necesare finalizării programului de reabilitare. Datorită aprobării bugetului la nivelul județului la sfârșitul lunii ianuarie, toate operațiunile au suferit, prin alunecare, o prelungire a termenelor asumate.

Operațiunile de realizare a achizițiilor publice, conform legilor în vigoare, au durat aproximativ o lună, astfel încât lucrările din ultima fază a reabilitării s-au desfășurat începând cu luna martie. Concomitent atenția managerială s-a concentrat și pe realizarea operațiunilor specifice de achiziții publice pentru dotări. În cadrul acestei activități, regândirea exploatării echipamentelor din dotare, în condițiile în care o mare parte sunt depășite tehnologic, precum și proiectarea caietului de sarcini pentru mobilierul specific de bibliotecă axat pe funcționalitățile diferitelor zone de servicii din instituție au consumat o mare parte din energia de organizare.

Concomitent s-a avut în vedere pregătirea spațiilor pentru reluarea activității în condițiile unei reorganizări fundamentale la nivelul secțiilor de împrumut la domiciliu și referințe.

Filosofia care a marcat reforma organizatorică pusă în practică prin Decizia 36/2004, a fost centrată pe serviciul orientat spre client (cititor sau utilizator al serviciilor oferite de Bibliotecă). Punerea în practică a necesitat analiza echilibrată a câștigului și pierderii din perspectiva utilității pentru majoritatea celor care calcă pragul instituției, precum și acordarea importanței cuvenite prezervării și conservării colecțiilor de documente. Tot timpul s-au avut în vedere modelele occidentale de organizare a bibliotecilor publice și de organizare a activității personalului pentru crearea unui mediu în care să nu predomine operațiunile cu un grad ridicat de stereotipie. Astfel, o soluție pentru acest din urmă aspect l-a reprezentat crearea de posturi în spațiul de relații cu publicul în care să se rotească câte 4 ore toți bibliotecarii, inclusiv cei care lucrează în compartimentele de prelucrare a documentelor de bibliotecă.

Conform prevederilor legale în vigoare, s-a prevăzut o sumă importantă destinată cheltuielilor de pregătire profesională. Aproximativ 50% din personalul de specialitate a participat pe parcursul întregului an la cursuri de specializare sau de perfecționare profesională. Acest lucru a permis creșterea flexibilității în îndeplinirea unor sarcini noi rezultate din obiectivele de modernizare propuse.

În cea de-a doua parte a anului accentul managerial a fost pus pe organizarea și deschiderea propriu-zisă a serviciilor pentru public. Chiar dacă nu s-au finalizat toate operațiunile avute în vedere, opțiunea pentru deschidere a fost luată datorită presiunii foarte mari exercitată de utilizatori asupra singurului punct de servicii pe care Biblioteca "V.A.Urechia" îl mai avea deschis, la Filiala 1 de la Casa de Cultură a Sindicatelor.

Activitatea managerială a avut și direcții de cooperare în spațiul profesional prin colaborări cu alte biblioteci publice din țară, precum și susținerea dezvoltării profesionale prin intermediul asociațiilor de profil. În acest context, în luna noiembrie, în cadrul Zilelor Bibliotecii "V.A. Urechia", instituția bibliotecară gălățeană a fost coorganizator al celei mai mari manifestări de profil din țară: Conferința Națională a Asociației Naționale a Bibliotecarilor și Bibliotecilor Publice din România. Cu această ocazie Biblioteca a fost vizitată de specialiști ai domeniului atât din România, cât și din Olanda, Marea Britanie, Danemarca și Republica Moldova. În cadrul oferit de aceste manifestări a avut loc și lansarea monografiei Bibliotecii, în două volume, semnată de Dl. Nedelcu Oprea. Manifestările au avut un ecou național, articole elogioase fiind tipărite în publicațiile de specialitate și de informare generală, precum și pe siturile internet de specialitate.

Din punct de vedere managerial, spre sfârșitul anului, s-au început procedurile de optimizare a fluxului documentelor și al reorganizării arhivei instituției, întocmirea unui nou plan de urgență, optimizarea planului antiefracție, a planului de evacuare în caz de dezastre și a procedurilor de securitate. Aceste proceduri s-a stabilit a se rezolva în cursul anului următor.

Concluzii

Anul 2006 a fost un an favorabil achizițiilor de documente. Baza informațională a Bibliotecii s-a îmbogățit cu 1500 titluri peste cele propuse la începutul anului. Și în județ, si­tuația este pozitivă. Majoritatea primăriilor au înțeles rolul vital al bibliotecii în colectivitate și au alocat fonduri pentru achiziții. Spunem majoritatea, pentru că sunt șase biblioteci co­munale care și-au completat colecțiile doar din donații, neavând fonduri alocate de primării.

Odată cu redeschiderea Sediului central al Bibliotecii "V.A. Urechia", în luna august, s a avut în vedere introducerea de noi servicii și facilități, în scopul satisfacerii cerințelor de informare ale utilizatorilor. Astfel, la capitolul accesul și facilitățile Bibliotecii:

Un eveniment semnificativ a marcat anul 2006: Zilele Bibliotecii "V.A. Urechia" și găzduirea cu acest prilej, a Conferinței Naționale a ANBPR (Asociația Națională a Biblio­tecarilor și Bibliotecilor Publice din România). La manifestare au participat peste 100 de specialiști și manageri din bibliotecile publice din România și Moldova.

În general a fost îndeplinit Planul de activitate al Bibliotecii pe care conducerea și l-a propus pentru anul 2006.

Concluzia generală ce se conturează din analiza anului 2006 este că Biblioteca a reușit ceea ce și-a propus: de a fi în slujba comunității pe care o servește într-o manieră eficientă, coordonată de un management bazat pe practica de succes cristalizată în bibliotecile publice occidentale. Scopul principal îl reprezintă pregătirea pentru integrarea în Comunitatea Europeană și dezvoltarea de servicii în concordanță cu cerințele majorității utilizatorilor indiferent de locul de domiciliu.

Liviu-Iulian Dediu
director adjunct

Anexe:

  1. Activitatea bibliotecilor în anul 2006. Raport tip: Cult 1. Transmis către Institutul Național de Statistică și Direcția Județeană de Statistică Galați.
  2. Raport Statistic Anual. Transmis către Comisia Națională a Bibliotecilor. Subcomisia pentru statistică.
  3. Raport Statistic de Utilizare a Bibliotecii în anul 2006. Transmis către Asociația Națională a Bibliotecarilor și Bibliotecilor Publice din România. Comisia de statistică.
  4. Evidența cititorilor înscriși la Biblioteca "V.A. Urechia" în anul 2006. Tabel sintetic cu dezvoltare lunară și cu repartizarea după studii absolvite, după naționalitate și după sex.
  5. Evidența cititorilor înscriși la Biblioteca "V.A. Urechia" în anul 2006. Tabel sintetic cu dezvoltare lunară și cu repartizarea după statutul ocupațional și după vârstă.
  6. Utilizatori activi. Tabel sintetic cu dezvoltare lunară și cu repartizarea după secții și activități principale.
  7. Frecvența (vizitele). Tabel sintetic cu dezvoltare lunară și cu repartizarea după secții și activități principale.
  8. Evidența documentelor difuzate în anul 2006. Tabel sintetic cu dezvoltare după secții și activități principale și cu repartizarea după categoria documentelor și după limba acestora.
  9. Evidența documentelor difuzate în anul 2006. Tabel sintetic cu dezvoltare după secții și activități principale și cu repartizarea după domeniul de cunoștințe.
  10. Principalii indicatori de performanță înregistrați în anul 2006.
  11. Situația localurilor bibliotecilor publice de stat din Județul Galați la 1 aprilie 2007. Situație sinoptică. Hartă.
  12. Situația dotărilor IT în bibliotecile publice de stat din Județul Galați la 1 aprilie 2007. Situație sinoptică. Hartă.
  13. Dinamica completării colecțiilor în Biblioteca "V.A. Urechia" în perioada 2000-2006. Diagramă.
  14. Dinamica cititorilor înscriși la Biblioteca "V.A. Urechia" în perioada 2000-2006. Diagramă.
  15. Dinamica frecvenței utilizatorilor în Biblioteca "V.A. Urechia" în perioada 2000-2006. Diagramă.
  16. Dinamica documentelor eliberate în Biblioteca "V.A. Urechia" în perioada 2000-2006. Diagramă.
  17. Consfătuirea Județeană a bibliotecarilor din bibliotecile publice. Galați. 23 aprilie 2007. Raportul de activitate al tuturor bibliotecilor publice din Județul Galați.